Allgemeines #
In der 4D-Datenbank werden die
- Organisationseinheiten (OE)
- Personen (PE) und die Zuordnung der PE zu den OE
- Studierenden (ST) und die Zuordnung der ST zu den Studienrichtungen
mit Historie abgebildet.
Täglich erfolgt mittels Batch-Update eine Übertragung dieser Daten zum LDAP-Server (Verzeichnisdienst). Über das LDAP werden die Zugriffsrechte der Benutzer (PE) auf die einzelnen Dienste und Server des ZID geregelt.
Weiters wird für jede OE ein Account eingerichtet auf dem alle PE der OE gemeinsam zugreifen können. Jede OE und jede Studienrichtung entspricht weiters einer Gruppe.
Diese Gruppen können zu Domänen zusammengefasst werden, über die die Anmeldung der Benutzer am Netz erfolgt.
Jede Änderung der Zuordnung von PE zu OE und jede Änderung im Bereich OE hat daher weitreichende und unmittelbare Auswirkungen auf die Zugriffsrechte der betroffenen Benutzer.
Da bei einer Veränderung im Bereich OE mehrere Abteilung sowie automatische und manuell durchzuführende Abläufe notwendig sind, ist es wichtig einen genau festgelegten und dokumentierten Ablauf einzuhalten, damit es für die Benutzer zu keinen Beeinträchtigungen kommt.
Geschäftsfälle #
Folgende Geschäftsfälle können bei der EDV-Abbildung von OE auftreten:
- Änderung der Bezeichnung einer OE
- Schließung einer OE
- Erstellung einer neuen OE
- Verschiebung einer OE innerhalb der OE-Struktur (Institutswechsel)
Um die Abläufe einfacher und transparenter zu machen werden die oben genannten Geschäftsfälle auf Kombinationen von „Schließen und Neu-Anlegen“ von OE reduziert.
Zuständigkeiten #
Sekretariat der Personal und Rechtsabteilung (Fr. Wachmann) #
- EDV-Abbildung der OE im 4D
- Wartung über den Programmbereich „Organisationseinheiten“ mittels 4D-Client
- Vergabe von Passwörtern für OE-Accounts
Personalabteilung #
- Zuordnung der Personen zu den OE
- Vergabe von Passwörtern für die PE-Accounts
Studienabteilung #
- Zuordnung der Studierenden zu Studienrichtungen
- Vergabe von Passwörtern für die Studierenden-Accounts
ZID #
technisch:
- Zuständig für den LDAP-Server und die Verteilung der Berechtigungsinformationen auf die Linux-Server
- Verantwortlich für das technische Funktionieren der Benutzerverwaltung
organisatorisch:
- Zuständig für das Einrichten von Domänen (zusammenfassen von Gruppen zu Domänen; vServer)
- Zuständig für das Einrichten und Umstellen von Accounts (PC- oder Mac-Support)
4D-Administrator (Franz Podek, externe Firma) #
- Zuständig für die Datenbankimplementierung (4D) und Verwaltung des 4D-Servers
Ablaufbeschreibung #
Das Sekretariat des Universitätsdirektors erhält die Information, dass eine OE zu ändern ist und führt folgende Schritte durch:
Ausdruck einer Liste der Personen in der alten OE (Drucken/Namensliste OE-Änderung), Schließen der alten OE durch die Eingabe eines Ende-Datums und Anlegen der neuen OE. (Die Kurzbezeichnung muss eindeutig sein! Wird gegebenenfalls vom System automatisch mit einer fortlaufenden Nummer versehen.) Vermerk der alten und neuen OE auf der Namensliste, Weitergabe der Namensliste an die Personalabteilung. Die Personalabteilung führt anhand der Namensliste folgende Änderungen durch:
Schließen der Zuordnung der PE zur alten OE durch Eingabe des Ende-Datums, Zuordnen der Personen zu den neuen OE´s und Weitergabe der Namensliste an den ZID. Der ZID führt anhand der Namensliste folgende Arbeiten durch:
Wartet ein Batch-Update ab oder führt ein Batch-Update durch. Die Benutzer sind danach in der alten und neuen OE-Gruppe enthalten, aber in der alten zum Löschen markiert und löschbar. Die davon betroffenen PE werden in einer Mail an den Support des ZID zusammengefasst. Es entsteht daher kein Zeitdruck für die notwendigen Umstellungsarbeiten an den Geräten der Benutzer (Domain- und VLAN-Änderung), Verschieben der PE/OE-Daten am Server von den alten in die neuen Verzeichnisse (OE), Löschen der Benutzer in der alten OE-Gruppe im 4D, Löschen der alten OE-Gruppe im 4D und danach eine Rückmeldung an das Sekretariat des Universitätsdirektors, dass die Umstellung abgeschlossen ist.
Manuelle Wartung von Gruppen #
Dies ist im 4D möglich:
- Gruppen manuell anlegen
- manuell Personen zu Gruppen hinzuzufügen
- Gruppen zu Domänen zusammenzufassen
Die Ausführung dieser Tätigkeiten bedarf der Zustimmung des ZID-Leiters.