Zentraler Informatikdienst

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Abwesenheitsnotiz / Out-of-Office Message – DE/EN

Allgemeine Information / General Information #

Sollten Sie aus verschiedensten Gründen nicht auf E-Mails antworten können gibt es die Möglichkeit, eine Out-of-Office Nachricht einzurichten. Diese Nachricht wird automatisch an alle versendet, die Ihnen während einem angegebenem Zeitpunkt eine E-Mail schicken.

ACHTUNG: Einige Mailserver (z.B. gmail) haben Zeichenlimits, beim Betreff gibt es ein Limit 80 Zeichen, beim Textkörper ein Limit von 700 Zeichen. Abwesenheitsnotizen (Text inklusive Signatur), welche dieses Zeichenlimit überschreiten, kommen somit bei einigen externen E-Mail Adressen nicht an.

Außerdem gibt es ein Limit der Aussendungen der Abwesenheitsnotizen, User erhalten nur alle 24 Stunden eine Abwesenheitsnotiz einer bestimmten E-Mail Adresse.


If you are, for various reasons, not able to answer your emails you can set up an out-of-office message. This message will be sent once a day to everyone who’s sending you an email for the duration of the beginning and end date.

ATTENTION: some mail servers (e.g. Gmail) have character limitations, for the subject it’s 80 characters, for the text it’s 700 characters (signature included).  Out-of-Office messages which are exceeding those limits cannot be sent to those eMail addresses.

There is also a limitation of the e-mails sent, users can only receive one out-of-office message from one user once a day.

Einrichtung der Abwesenheitsnotiz / How to set up the Out-of-Office Message #

Öffnen Sie die Service Seiten und gehen Sie auf “Benutzerverwaltung”:


Open the service pages and click on “Benutzerverwaltung”:

Melden Sie sich mit Ihren Logindaten (p-/s-Nummer) an:


Log in with your p-/s- number:

Klicken Sie links auf “Abwesenheit” und geben Sie den gewünschten Zeitraum und eine Nachricht, die User als Antwort erhalten an:


Click on “Abwesenheit” on the left side and type in your desired starting date for your out-of-office message at “Beginn” and your desired ending date at “Ende”. At “Betreff” you can choose a subject for your message and at “Nachricht” you can type in the text you want to sent.