Allgemeines zur Passwortsicherheit / General Information about Password Security #
Starke Passwörter sind essenziell für die Sicherheit von Onlinekonten. Auch ein starkes Passwort, das mehrfach verwendet wird, birgt Risiken. Wird es gehackt, sind alle Accounts in Gefahr. Die beste Lösung ist ein individuelles, sicheres Passwort für jeden Account. Zudem sollten Passwörter auch nicht im Browser gespeichert werden, da dies ebenfalls Sicherheitsrisiken mit sich bringt. Ein Passwort-Manager hilft dabei, den Überblick zu behalten.
Prinzipiell gibt es eine Vielzahl von Passwortmanager, welche sich für die sichere Speicherung von Passwörtern eignen. Manche sind kostenpflichtig, andere können kostenlos verwendet werden. Ein kostenloser Passwortmanager wäre das Programm “KeePassXC”. Das Programm ist sowohl für Windows, als auch für MacOS verfügbar und kann über die offizielle KeePass Seite heruntergeladen werden. Den Link dazu finden Sie HIER.
Sollten Sie ein Leihgerät vom “ZID” verwenden und daher keine Adminberechtigungen besitzen, dann wenden Sie sich für die Installation bitte an den Helpdesk (helpdesk@uni-ak.ac.at).
Strong passwords are essential for the security of online accounts. Even a strong password used multiple times carries risks. If hacked, all accounts are at risk. The best solution is to use a unique, secure password for each account. Additionally, passwords should not be stored in the browser, as this also poses security risks. A password manager helps keep track of all your passwords.
There are many password managers available for securely storing passwords. Some require payment, while others are free to use. A free option is “KeePassXC”, which is available for both Windows and macOS. It can be downloaded from the official KeePass website. You can find the link HERE.
If you are using a device managed by “ZID” and do not have admin-privileges, please contact the Helpdesk (helpdesk@uni-ak.ac.at) for installation assistance.
Ersteinrichtung / Initial setup #
Öffnen Sie nach der Installation den KeePassXC. Für die Ersteinrichtung muss zuerst eine Datenbank für die Passwörter erstellt werden. Klicken Sie hierfür auf “Datenbank erstellen”.
After installing KeePassXC, open the application. For the initial setup, you first need to create a database for storing your passwords. Click on “Create Database” to proceed.

Anschließend vergeben Sie der Datenbank einen Namen. Den Namen und die Beschreibung können Sie beliebig wählen. Klicken Sie anschließend auf “Weiter”.
Next, assign a name to the database. You can choose the name and description freely. Then, click on “Continue”.

Im nächsten Schritt öffnen sich die Verschlüsselungseinstellungen. Hier können Sie die Standardeinstellungen verwenden und auf “Weiter” klicken.
In the next step, the encryption settings will appear. You can use the default settings and click on “Continue”.

Nun müssen Sie ein Passwort für Ihre Datenbank erstellen. Wählen Sie dafür ein langes, komplexes Passwort, welches Sie sonst nirgends verwenden. Nehmen Sie NICHT Ihr p-/s-Nummern Passwort für die Datei. Legen Sie dieses Passwort NICHT als Notiz auf Ihrem Computer ab, vor allem nicht im selben Ordner wie die Datenbank. Idealerweise wird dieses Passwort nirgends notiert, damit es nicht kompromittiert werden kann. Da Sie nun einen Passwortmanager haben, müssen Sie sich theoretisch auch nur mehr dieses eine Passwort merken. Nachdem Sie ein Passwort gewählt haben, klicken Sie auf “Fertig”. Anschließend wählen Sie einen Speicherort für Ihre Datenbankdatei, auf die der KeePassXC dann zugreift. Diese können Sie an einem beliebigen Ort auf Ihrem Computer ablegen, da diese Datei mit dem von Ihnen vergebenen Passwort geschützt ist.
Wir empfehlen Ihnen ein Backup der Datenbankdatei zu machen, falls Ihr Arbeitsgerät kaputt geht, oder Sie dieses verlieren. Nutzen Sie dafür beispielsweise Ihr persönliches Netzlaufwerk, oder unsere Nextcloud. Speichern Sie die Datei nicht auf einer privaten Cloud (Onedrive, Dropbox, …) da es sich bei Drittanbietern nicht um unsere eigenen Uniserver handelt. Sollte ein Drittanbieter ein Datenleck haben, dann können wir in diesem Fall keinen Support anbieten, da es sich nicht um unsere eigene Infrastruktur handelt.
Now, you need to create a password for your database. Choose a long, complex password that you do not use anywhere else. Do NOT use your p-/s-number password for the file. Do NOT save this password as a note on your computer, especially not in the same folder as the database. Ideally, this password should not be written down anywhere to prevent it from being compromised. Since you now have a password manager, you only need to remember this one password. Once you’ve chosen a password, click on “Done”. Then, select a location to save your database file, which KeePassXC will access. You can store it anywhere on your computer, as the file is protected by the password you’ve set.
We recommend creating a backup of your database file in case your computer breaks or gets lost. You can use your personal network drive or our Nextcloud for this purpose. Do not store the file on a private cloud (such as OneDrive, Dropbox, etc.), as these are third-party services and not our own university servers. If a third-party provider experiences a data breach, we cannot offer support, as this is not part of our own infrastructure.

Verwendung / How To Use #
Einen neuen Eintrag erstellen / Add a new entry #
Nachdem Sie Ihre Datenbank erstellt haben, können Sie nun neue Passwörter hinzufügen. Klicken Sie auf das “+-Symbol” links oben um einen neuen Eintrag zu erstellen.
Once you have created your database, you can now add new passwords. Click on the “+ symbol” in the top left to create a new entry.

Nun geben Sie folgende Daten für den Passworteintrag ein:
- Titel: Name oder Anbieter des Kontos (frei wählbar, dient zu Ihrer Übersicht)
- Benutzername: Der Benutzername, der für dieses Konto verwendet wird
- Passwort: das für den jeweiligen Account gültige Passwort
- URL (optional): Hier kann der Link zu der Seite eingefügt werden, auf der Sie sich mit dem jeweiligen Account anmelden
Klicken Sie anschließend auf “OK” um den Eintrag zu speichern.
Now enter the following data for the password entry:
- Title: Name or provider of the account (can be chosen freely, for your reference only)
- Username: The username used for this account
- Password: The valid password for the respective account
- URL (optional): Here you can insert the link to the page where you log in with the respective account.
Click on “OK” to save your password.

Doppelklick zum Kopieren des Benutzernamens und Passworts / Double-Click to Copy username and password #
Die benötigten Zugangsdaten können im KeePassXC mit einem Doppelklick auf den Benutzernamen bzw. das Passwort in die Zwischenablage kopiert werden. Somit müssen die Zugangsdaten bei der Anmeldung nicht immer manuell eingegeben werden. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss in den Einstellungen aktiviert werden. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol um zu den Einstellungen zu gelangen.
The required login credentials can be copied to the clipboard in KeePassXC by double-clicking on the username or password. This way, the credentials do not need to be manually entered during login. This feature is disabled by default and needs to be enabled in the settings. Click on the gear icon to access the settings.

Nun können Sie Ihre Zugangsdaten in Ihrer Liste im Hauptmenü mit einem Doppelklick kopieren. Die Daten bleiben aus Sicherheitsgründen nur 10 Sekunden in der Zwischnablage gespeichert. Danach müssen Sie erneut kopiert werden.
You can now copy your login credentials in your list from the main menu with a double-click. For security reasons, the data will remain in the clipboard for only 10 seconds. After that, it will need to be copied again.

Sollten Sie nicht alle Zugangsdaten sehen, dann können Sie die Spalten bearbeiten. Machen Sie dafür einen Rechtsklick auf die obere Zeile, um beliebige Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen.
If you cannot see all the login credentials, you can edit the columns. Right-click on the top row to add or remove any columns as needed.

Sprache ändern / Change language #
Als Standard wird nach der Installation von KeePassXC die Systemsprache des Computers verwendet. Sollten Sie dies ändern wollen, dann gehen Sie dafür in die Einstellungen. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen Symbolleiste um zu den Einstellungen zu gelangen.
Scrollen Sie nun in den Einstellungen nach unten zu dem Punkt “Benutzeroberfläche” und wählen Sie die gewünschte Sprache aus.
By default, KeePassXC uses the system language of your computer. If you wish to change this, go to the settings. Click on the gear icon in the top toolbar to access the settings.
Now, scroll down in the settings to the “User Interface” section and select the desired language.

Dunkel-Modus / Dark-Mode #
KeePassXC hat sowohl einen hellen, als auch einen dunklen Modus. Um das Design anzupassen, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf “Ansicht”. Anschließend klicken Sie auf “Design”. Es öffnet sich ein weiteres Menü. Hier können Sie zwischen Hell, Dunkel oder Automatisch (gleicht die Einstellungen des Designs mit denen des Computers ab) wählen.
KeePassXC has both a light and dark mode. To adjust the design, click on “View” in the top menu bar. Then, click on “Theme”. A new menu will appear, where you can choose between Light, Dark, or Automatic (which matches the design settings with those of your computer).
