Zentraler Informatikdienst

Out-of-Office Nachricht

Sollten Sie aus verschiedensten Gründen nicht auf E-Mails antworten können gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie eine Out-of-Office Nachricht einrichten können. Diese Nachricht wird automatisch an alle versendet, die Ihnen während einem angegebenem Zeitpunkt eine E-Mail schicken.

Sie können die Abwesenheitsnotiz entweder in den Service Seiten oder im Webmail einrichten:

Achtung: Einige Mailserver (z.B. gmail) haben Zeichenlimits, beim Betreff gibt es ein Limit 80 Zeichen, beim Textkörper ein Limit von 700 Zeichen. Abwesenheitsnotizen, welche dieses Zeichenlimit überschreiten, kommen somit bei einigen externen E-Mail Adressen nicht an.

Außerdem gibt es ein Limit der Aussendungen der Abwesenheitsnotizen, User erhalten nur alle 24 Stunden eine Abwesenheitsnotiz einer bestimmten E-Mail Adresse.

Abwesenheitsnotiz in den Service Seiten #

Öffnen Sie die Service Seiten und gehen Sie auf “Benutzerverwaltung“:

Melden Sie sich mit Ihren Logindaten (p-/s-Nummer) an:

Klicken Sie links auf “Abwesenheit” und geben Sie den gewünschten Zeitraum und eine Nachricht, die User als Antwort erhalten an:

Out-of-Office Nachricht im Webmail #

Sollten Sie Probleme mit den Abwesenheitsnotizen haben können Sie diese auch im Webmail einrichten.

Melden Sie sich im Webmail mit Ihrer p-/s-Nummer an:

Klicken Sie auf “Settings / Einstellungen“:

Klicken Sie auf “Filter“:

Klicken Sie unten auf das “+” Symbol und wählen Sie bei dem Dropdown Feld “Out of Office Message“. Sofern nicht anders gewünscht wählen Sie “All Messages“, damit auf alle Empfangenen E-Mails geantwortet wird.

Achtung: Setzen Sie ein Häkchen bei “Advanced Options” und wählen Sie den Alias aus mit dem die Nachricht verschickt wird.

Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen geben Sie noch ein Betreff und eine Nachricht ein, die verschickt werden soll. Mit einem Klick auf “Save” werden die Einstellungen übernommen.

Achtung: Im Gegensatz zur Abwesenheitsnotiz auf den Service Seiten läuft diese Nachricht nicht ab und muss händisch deaktiviert werden!