Mithilfe der Gratis-Software MailStore Home, können Sie E-Mails aus den verschiedensten E-Mail Clients auf Ihren USB-Stick oder Ihre externe Festplatte archivieren. Der Vorteil dieser Software ist, dass die E-Mails auch nach der Archivierung einsehbar sind, dies ist allerdings nur möglich, wenn Sie MailStore Home auf das Archiv-Zielspeichermedium installieren. Weiters hierzu eine Anleitung:
1. Führen Sie MailStore Home aus. Navigieren Sie dafür im “Explorer” zu dem externen Speichermedium.
Klicken Sie doppelt auf “MailStore Home” in dem Ordner “MailStore Home“.
2. Um Ihre E-Mails zu archivieren klicken Sie auf “E-Mails archivieren“.
3. Nun wählen Sie unter “E-Mail Programme” Ihren E-Mail Client aus. In diesem Fall ist es Outlook.
4. Im folgenden Fenster ist es empfehlenswert “E-Mails aus einer PST-Datei archivieren” anzuklicken. Dies ist bei anderen Mailprogrammen nicht nötig. Klicken Sie nun auf das “…” Symbol.
5. Nun wählen Sie die PST-Datei der zu archivierenden E-Mail-Adresse aus und klicken auf “Öffnen“
6. Nun können Sie im folgenden Fenster auswählen unter welchen Kriterien E-Mails archiviert werden sollen. Beispielsweise können Sie ungelesene Nachrichten aus der Archivierung ausschließen. Weiters, wenn Sie “Nur E-Mails archivieren, die älter sind als” auswählen, können Sie auch E-Mails ab einem bestimmten Datum archivieren.
Unter “Löschen” können Sie auswählen ob die E-Mails die archiviert wurden gelöscht werden sollen. “unmittelbar nach der Archivierung” bedeutet, dass die E-Mails sofort gelöscht werden, nachdem Sie archiviert wurden.
Sie sollten auch unter “Ordner” auswählen welchen Ordner Sie archivieren wollen, klicken Sie hierfür auf das “…” Symbol. Wenn Sie alle Ordner einbeziehen möchten, können Sie diesen Schritt überspringen.
6.1 In dem nun erschienenen Fenster müssen sie auf “Hinzufügen” klicken.
6.2 Nun kommt ein weiteres Fenster zum Vorschein. Hier können Sie den Ordner zum Archivieren auswählen und mit “OK” bestätigen.
7. Nachdem Sie alle Einstellungen getroffen haben klicken Sie auf “OK“. Nun wird Ihnen ein Profil erstellt, welches Sie immer für die Archivierung verwenden können. Die Archivierung können Sie mit einem Doppelklick auf das Profil starten.
8. Nachdem die Archivierung abgeschlossen wurde sehen Sie die archivierten E-Mails unter “Eigenes Archiv” in der linken Spalte.
