Outlook Datendatei und E-Mail Archivierung

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In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen wie Sie eine Outlook-Datendatei manuell erstellen und ein Archiv anlegen.

  1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben in der linken Ecke auf „Datei“.
  2. Hier klicken Sie unter dem Reiter „Informationen“ Auf „Kontoeinstellungen“ und danach erneut auf „Kontoeinstellungen“.
  3. Klicken Sie anschließend auf den Reiter „Datendatei“. Hier können Sie mittels „Hinzufügen“ eine neue Datendatei anlegen.
  4. Geben Sie nun einen Namen für die Datei ein und klicken Sie auf „OK“.
  5. Nun wurde diese Datendatei erstellt und auch automatisch in Ihrem Outlook eingebunden.
  6. Nun können Sie Unterordner in der Datendatei erstellen mit einem Rechtsklick auf den Namen der Datendatei (In unserem Fall Archiv) -> „Neuer Ordner“. Benennen Sie den Ordner und klicken Sie auf „OK“.
  7. Nun können Sie Ihre E-Mails von Ihrem IMAP Konto in die Datendatei verschieben indem Sie die E-Mails markieren und per Drag & Drop in den Gewünschten Ordner im Archiv ziehen.
    !!!E-Mails die Sie verschieben werden von dem Server gelöscht und stehen nur in der Datendatei zur Verfügung!!!
  8. Nun wurden die E-Mails verschoben und werden in dem Ordner in der Datendatei angezeigt.
  9. Sobald SIe alle E-Mails verschoben haben die Sie archivieren wollten, können Sie die Datei auswerfen. Dies können Sie mit einem Rechtsklick auf das Archiv und dann klick auf „Archiv schließen“ tun.

    Die Datendatei wird nun nicht mehr im Outlook angezeigt.
  10. Wir empfehlen Ihnen nun die Datendatei zu sichern. Sie können die Datei z.B. auf einem USB-Stick, externe Festplatte oder auf Ihrem pLaufwerk speichern.

    Die Datei finden Sie unter Dokumente -> Eigene Dokumente -> Outlook-Dateien.
  11. Um die E-Mails in der Datendatei einsehen zu können müssen Sie sie wieder einbinden. Dies können Sie tun indem Sie wieder unter im Outlook „Datei“ -> „Informationen“ -> „Kontoeinstellungen“ -> „Kontoeinstellungen“ -> „Datendateien“ auf „Hinzufügen“ klicken. Nun müssen Sie nach der Datendatei suchen, diese einmal anklicken und mit „OK“ bestätigen.